Como organizar um departamento de manutenção e ainda reduzir os custos?

Quando se pensa em como organizar um departamento de manutenção e ainda reduzir os custos, a princípio, essa parece ser uma tarefa desafiadora. No entanto, com planejamento e estratégia, é possível realizar a gestão da manutenção, que, consequentemente, irá ajudar a diminuir as despesas de sua empresa.

Para se ter ideia, de acordo com documento da Associação Brasileira de Manutenção e Gestão de Ativos, na indústria, cerca de 5% do faturamento bruto de uma empresa é gasto com manutenção.

Já, nos hospitais, a gestão de manutenção tem ainda mais importância, mas também gera despesas elevadas para a administração da instituição de saúde a fim de garantir que as operações não sejam interrompidas por falhas em equipamentos ou instalações. 

Os gastos com manutenção e assistência técnica hospitalar cresceram 15,6% entre 2013 e 2014, segundo o relatório da Associação Nacional de Hospitais Privados (ANAHP).

Diante disso, preparamos este conteúdo sobre como organizar um departamento de manutenção e ainda reduzir os custos na sua organização, independentemente do porte ou segmento, seja indústrias, hospitais, shoppings, condomínios comerciais e outros. Confira!

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Saiba como organizar um departamento de manutenção

Para promover os melhores serviços de manutenção nas empresas, por meio de técnicas preventivas, preditivas e corretivas, os gestores devem investir na estruturação do setor de manutenção.

Assim, é possível prevenir gastos desnecessários, erros e desperdícios de recursos, monitorar a qualidade dos processos, manter a produtividade da equipe, garantir a disponibilidade e a confiabilidade de equipamentos e instalações.

Então, confira um passo a passo de como organizar um departamento de manutenção:

Planejamento

O primeiro passo sobre como organizar um departamento de manutenção é o planejamento para definição de pontos cruciais, como:

• Formação de equipe;
• Modelo de gestão;
• Definição de atividades e responsabilidades;
• Controle de custos;
• Cumprimento das legislações;
• Administração de estoque.

Além disso, deve ser realizado um plano de ações, contendo inspeções pré-definidas, revisões de acordo com os manuais dos equipamentos, interrupção de operações no caso de identificação de problemas em maquinários, sistemas e estruturas, soluções e consertos possíveis, recursos necessários e datas previstas para o reparo.

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Formação de equipe

Já, na formação da equipe, a empresa deve recrutar profissionais que tenham a mesma competência técnica para atender aos diversos chamados de reparo e manutenção. Afinal, existem práticas específicas de manutenção condicionada, ou preditiva, assim como medidas para correção.

Além disso, é preciso disponibilizar uma estrutura física com todos os materiais e ferramentas para que as atividades de manutenção sejam realizadas de maneira adequada e dentro do tempo esperado, evitando atrasos e maior tempo de paralisação do que o necessário.

Gestão

Parte fundamental quando se pensa em como organizar um departamento de manutenção, a gestão deve ser eficiente e contar com um gestor que tenha o perfil voltado para pessoas e resultados.

Por isso, além do conhecimento técnico, o gestor deve ter competências comportamentais para gerenciar a equipe de manutenção e saber lidar com os diferentes perfis dos profissionais, extraindo o seu melhor.

Assim, a sua empresa garante que o time de manutenção tenha os possíveis conflitos bem resolvidos, além da equipe estar sempre motivada e empenhada em realizar bem suas atividades.

Controle de custos e orçamento

O controle de custos é, geralmente, um dos principais objetivos de uma empresa quando se pensa em como organizar um departamento de manutenção.

Desta maneira, uma organização trabalha com um orçamento mensal para manutenção, que só deve ser ultrapassado em casos emergenciais. 

Neste caso, existe um cronograma previsto para as despesas em processos, recursos humanos, reposição de peças do estoque, compra de ferramentas, entre outros.

Portanto, com planejamento orçamentário bem elaborado e acompanhamento diário do setor de manutenção, a empresa evita gastos não planejados e desnecessários que possam comprometer o orçamento mensal. Isso pode até garantir uma sobra de caixa ao fim do mês.

Outro aspecto importante do controle de custos diz respeito ao retorno do investimento. Afinal, com os resultados positivos e a economia alcançados pelos processos de manutenção é possível que o departamento comprove esse retorno.

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Priorização de atividades

Para saber como organizar um departamento de manutenção eficiente, também é importante identificar as atividades prioritárias. Afinal, as tarefas atreladas à manutenção são diversas e podem consumir os esforços e as horas de trabalho de vários profissionais.

Logo, é fundamental conhecer as ações mais relevantes, que podem fazer a diferença na rotina da empresa quanto à manutenção de máquinas, equipamentos, instalações e estruturas. Desse modo, pode-se criar um fluxo de trabalho a longo prazo.

Treinamento da equipe

Não basta apenas trabalhar na formação da equipe e na escolha do gestor. Mesmo que todos sejam extremamente qualificados, é fundamental treiná-los para entender a realidade da sua empresa.

Com a capacitação adequada, os colaboradores estarão aptos para manusear as máquinas, equipamentos e estruturas e colocar em prática todos os serviços. O que garante maior qualidade nos serviços realizados, diminui a chance de imprevistos e assegura o pleno funcionamento do negócio. Ou seja, gera maior economia.

Outro ponto relevante é promover a atualização contínua do time. Isso porque é comum aparecerem novos métodos e técnicas de manutenção e os profissionais precisam conhecê-los a fim de otimizar os processos e reduzir custos.

Legislação

Não menos importante, o cumprimento das regras internas e da legislação também é fundamental para uma empresa.

Por isso, o gestor também precisa estar atento ao uso dos equipamentos de segurança e que todos os procedimentos sejam realizados da maneira correta por parte dos colaboradores de manutenção. Assim, diminuem os riscos de acidentes com os colaboradores. O que evita uma série de custos extras.

Além do que, a empresa também tem um melhor controle sobre as despesas, já que evita-se possíveis multas e processos judiciais com relação ao não cumprimento das leis.

Manutenção preventiva

Uma ação fundamental para reduzir os custos é a manutenção preventiva. Uma vez que as inspeções e revisões prévias, bem como a troca de peças de acordo com o manual dos equipamentos, ajudam a prevenir surpresas com problemas e quebras dos aparelhos. O que, além de ser mais oneroso, ainda pode interromper a operação de uma fábrica, por exemplo.

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Controle de estoque

O controle de estoque também deve ser bem gerenciado pelo gestor para garantir que os recursos sejam utilizados da melhor maneira e somente quando realmente for necessário. Este gerenciamento permite ainda saber o momento em que é preciso comprar novos insumos e ferramentas.

Desta maneira, a organização também evita desperdícios e gargalos que podem comprometer o orçamento.

Monitorar processos e indicadores

Outra estratégia sobre como organizar um departamento de manutenção se refere ao mapeamento de processos com o apoio de indicadores de manutenção. Assim, é possível identificar o custo de cada etapa e serviço de manutenção, verificar o que onera mais o seu negócio, quais os motivos de valores mais altos, e como solucionar tais problemas.

Terceirização de serviços

A terceirização de serviços é uma opção interessante para as empresas, já que, além de redução de despesas, a administração do estabelecimento ainda garante a excelência dos serviços de manutenção.

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