6 passos para a elaboração de relatórios de manutenção

Os relatórios de manutenção consistem em documentos descritivos e orientadores sobre os procedimentos de conserto, avaliação e análise do funcionamento de máquinas, dispositivos e equipamentos operantes em uma determinada empresa, indústria e até mesmo hospitais.

Hoje em dia, sabe-se o quanto o setor de manutenção é importante para a produtividade. Afinal, esta área otimiza os processos e promove a redução de custos de manutenção, justamente porque evita transtornos maiores e prevê acontecimentos futuros, como falhas e quebras nos componentes e maquinários.

Neste sentido, os documentos ajudam em uma gestão mais eficaz, sendo possível planejar um cronograma preventivo de avaliações das máquinas. Desse modo, é possível contribuir para a confiabilidade e disponibilidade dos equipamentos nas atividades produtivas.

Vale destacar que há diferentes tipos de relatórios de manutenção, dependendo do objetivo de cada procedimento, como o de controle de visitas, a gestão de ativos, a preparação da equipe para novas demandas, entre outros.

Neste artigo, conheça, então, mais detalhes sobre os documentos e saiba 6 passos para a elaboração de relatórios de manutenção eficientes, completos e detalhados. Acompanhe a leitura!

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Como funcionam os relatórios de manutenção?

Com os documentos gerados sobre os serviços e processos de manutenção, a gestão consegue informações importantes, como por exemplo:

• Tipos de equipamentos que mais demandam manutenção;
• Indicadores de manutenção, como o tempo entre as falhas nos equipamentos;
• Produtos, materiais e ferramentas mais usados nas inspeções técnicas;
• Número de ordens de serviços executadas e fechadas em determinado período de tempo;
• Custos das atividades de manutenção;
• Desempenho, eficiência e produtividade da equipe de manutenção;
• Entre outros.

Ou seja, na prática, esses dados permitem que os gestores tenham embasamento para tomar decisões estratégicas, otimizar os processos de manutenção, gerar economia e alcançar melhores resultados.

Principais informações que devem conter nos relatórios

Os relatórios de manutenção variam conforme cada tipo de empresa, cronograma de serviços, processos preventivos e corretivos adotados, equipamentos monitorados, entre outros detalhes.

No entanto, algumas informações são essenciais para serem colocadas nos relatórios, como:

• Descrição de cada atividade ou ordem de serviço;
• Profissional responsável pelo serviço realizado;
• Data e horário em que foram executadas as atividades;
• Equipamento (marca, modelo e número de série);
• Número da ordem de serviço;
• Registro do tempo previsto e do tempo dedicado para a tarefa;
• Tipo de manutenção, envolvendo preditiva, preventiva e corretiva;
• Nível de criticidade, seja alto, médio ou baixo grau;
• Status, podendo estar como programado, em realização ou concluído;
• Tipo de material e ferramenta usados;
• Identificação das atividades, seja uma troca de peças ou algum ajuste no equipamento, entre outros;
• Custos envolvidos;
• Recomendações e observações.

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Passo a passo para realizar relatórios de manutenção eficientes

Agora, vamos ver dicas importantes para desenvolver o documento na sua empresa.

1 – Estabeleça quais as prioridades dos relatórios de manutenção

Os relatórios de manutenção têm diferentes objetivos, conforme a sua aplicação. Por esse motivo, o primeiro passo é estabelecer quais são as prioridades e os objetivos principais para a elaboração do documento.

Por exemplo, o gerente de manutenção pode requisitar um relatório sobre o desempenho de cada máquina, enquanto o diretor financeiro quer dados a respeito dos custos de operação dos equipamentos.

Em conjunto, é preciso descrever cada uma das atividades que devem ser feitas, com a finalidade de documentar as tarefas e procedimentos.

2 – Use métricas e indicadores para justificar os relatórios de manutenção

Após definir as prioridades dos relatórios de manutenção, o próximo passo é estabelecer metas específicas para gestão. Para isso, é necessário identificar quais indicadores serão usados, como percentuais de desempenho, custos envolvidos, entre outros.

3 – Identifique as informações principais

Normalmente, os relatórios de manutenção contam com algumas informações principais, especialmente com relação aos custos, como já mencionamos anteriormente. Diante disso, vale a pena destacar as despesas de:

• Materiais;
• Mão-de-obra;
• Serviços extras;
• Serviços executados por terceiros;
• Máquinas paradas.

O levantamento dessas informações será crucial para mensurar as ocorrências que geram mais gastos para a produção, bem como os acontecimentos relacionados aos possíveis defeitos a longo prazo. Assim, é possível adotar melhores práticas para minimizar gastos desnecessários, evitar desperdícios e promover redução de custos.

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4 – Faça um checklist em todos os relatórios de manutenção

O checklist presente nos relatórios é usado para criar uma sequência lógica de procedimentos que devem ser adotados para a análise de cada equipamento, seja com a manutenção preventiva, condicionada ou corretiva.

Por meio do checklist, é possível elaborar um plano de manutenção mais sólido e coerente para manter o funcionamento adequado dos equipamentos.

Nesse sentido, alguns dos fatores essenciais para a produção dos documentos são as verificações das seguintes partes do maquinário: mecânica, lubrificação, elétrica, hidráulica e segurança.

Durante o checklist, apresente o histórico e nível de criticidade de cada equipamento a ser revisto, bem como o tipo de manutenção. Dessa forma, os responsáveis ficam cientes do que precisa ser feito em cada aparelho.

5 – Descreva os responsáveis e o status de cada tarefa

Os documentos precisam trazer o nome dos responsáveis pela tarefa de análise dos equipamentos. Isso assegura a realização dos serviços pelos seus colaboradores principais, identificando as principais atividades de cada um.

Além disso, é preciso apresentar o status de cada avaliação (planejado, em realização ou pronto), para que os demais colaboradores e departamentos tenham ciência do que está sendo feito.

6 – Defina o tempo de cada atividade

A depender do tipo de manutenção (preventiva, preditiva ou corretiva), demanda-se um determinado tempo para a realização das avaliações e consertos.

Essa informação deve ser descrita, bem como os horários de cada uma das tarefas, para que não haja interferências na produção, principalmente quando há necessidade de parada do maquinário.

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