Por onde começar a reforma de escritório?

A reforma de escritório pode ter diversos objetivos, como a ampliação do ambiente de trabalho ou a reorganização do espaço da empresa. 

Ainda há outras possibilidades para o investimento dos gestores nas obras, como:

• Modernização do local;
• Otimização da estrutura interna;
• Melhora do bem-estar e conforto dos colaboradores;
• Garantia de um espaço mais colaborativo;
• Personalização do ambiente de acordo com a identidade da organização;
• Entre outros.

Muitas das mudanças citadas acima vêm na esteira dos benefícios de tornar o ambiente de trabalho mais acolhedor e prazeroso. 

Assim, é possível estimular a produtividade da equipe, garantir maior motivação e satisfação dos colaboradores, ajudar na retenção de talentos e, ao mesmo tempo, manter as funcionalidades importantes do espaço para a realização das atividades do escritório.

Além disso, muitas vezes, a reforma de escritório surge de uma necessidade latente. Isso porque, imagine só, uma empresa em crescimento com a contratação de novos colaboradores. 

Neste cenário, é preciso remodelar o ambiente para comportar as novas estações de trabalho e profissionais ou até mesmo adicionar novas salas ou mudar de sede, adequando as estruturas hidráulica, elétrica e civil, a arquitetura e o espaço empresarial.

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Quais os principais fatores da reforma de escritório?

No entanto, independentemente das finalidades das obras no escritório, é importante destacar que a reforma envolve muitos fatores. Entre eles, estão:

Planejamento: este processo envolve o projeto de reforma, o design do local, a compra de materiais, contratação de profissionais, execução da obra, acabamentos e possíveis ajustes.

Cronograma de obras: o cronograma representa os períodos para a execução de cada etapa do planejamento de obra. Estes prazos devem levar em conta a organização e o expediente dos setores da empresa para desenvolver o trabalho em harmonia com os serviços do escritório.

Pesquisa de preços: a reforma de escritório deve ter um orçamento fixo e uma margem para o caso de despesas extras. O principal objetivo com a pesquisa é aliar os melhores preços com qualidade dos produtos. Por isso, vale buscar materiais alternativos, promoções, negociar descontos e condições de pagamento.

Definição de responsabilidades: não adianta colocar a reforma para rodar sem ter apoio de profissionais responsáveis nas diferentes etapas, como por exemplo, um arquiteto e um engenheiro no estudo de viabilidade e design do projeto e um mestre de obras para gerenciar a equipe.

Outros aspectos que devem ser levados em consideração são:

• Mão de obra para execução da obra;
• Mobiliário corporativo, prestando atenção especial a itens de ergonomia, como as cadeiras de trabalho;
• Iluminação e ventilação no ambiente de trabalho para garantir o conforto térmico e um local adequado para realização do trabalho;
• Itens de segurança contra acidentes, como pisos antiderrapantes, instalações contra incêndios, reforma elétrica, manutenção e outros;
• Pinturas das paredes e estruturas internas, promovendo maior identidade da empresa com o escritório;
• Decoração: este é o último item para finalizar a reforma de escritório.

Mas como iniciar a reforma de escritório?

Fica claro que o processo de reforma demanda uma série de atividades e, muitas vezes, os gestores podem se perder, já que possuem outras preocupações e atribuições de acordo com o core business.

Por isso, vamos trazer os principais passos para as empresas se guiarem na hora da reforma de escritório.

1. Pensar na reforma como investimento

Em primeiro lugar, a obra não deve ser vista como um gasto para a empresa, mas sim como um investimento. Até porque será possível transformar o ambiente de trabalho em um espaço mais agradável e contribuindo para o bem-estar da equipe.

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2. Planejar com antecedência

Para que a reforma seja bem-sucedida e ocorra com o mínimo de problemas, é importante se planejar com um bom tempo de antecedência. Assim, dá para saber os ambientes que serão reformulados e os prazos para a conclusão da obra sem pressa.

Além disso, fica-se consciente sobre o que deve ser feito na empresa para garantir o máximo de organização, como por exemplo, deslocar uma equipe para outro espaço ou deixar um departamento em home office.

3. Comunicar-se com os colaboradores

Os gestores devem conversar com os funcionários, explicando que a empresa passará por uma reforma e pedindo a compreensão. Assim, é possível conscientizar que todos precisam se preparar para enfrentar esse momento turbulento, mas que, no final, eles vão colher os resultados de um ambiente moderno, reformulado, funcional e produtivo.

4. Realizar diversos orçamentos

Uma forma de minimizar custos na reforma de escritório e ainda garantir a qualidade é realizar mais de um orçamento. Assim, a empresa pode ter diferentes opções de fornecedores com preços dos materiais e mão de obra necessários e comparar o melhor custo-benefício de cada um.

5. Investir em materiais e mobiliário de qualidade

Já mencionamos anteriormente, mas vale a pena relembrar que os materiais devem ser qualidade. Afinal, é melhor investir um pouco mais em um equipamento, instalação ou móvel de maior durabilidade, confiabilidade e resistência. Desse modo, as estruturas terão uma vida útil mais prolongada.

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6. Não esqueça as regulamentações

O projeto de reforma está indo muito bem, mas e, se houver uma fiscalização, sua obra está dentro das normas? Para evitar qualquer problema legal e garantir o cumprimento das regras, é importante verificar todas as legislações, alvarás e autorizações necessárias antes de iniciar a reforma. 

Além disso, verifique também as questões de acessibilidade no ambiente de trabalho, como rampas de acesso ou elevador para os locais que têm escadas.

7. Contratar uma empresa especializada

Para evitar gastos excessivos no processo de reforma, cumprir prazos, atender a leis, eliminar a dor de cabeça de cuidar da obra e de possíveis imprevistos, conte com uma empresa especializada no assunto.

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