Como fazer a gestão de instalações da sua empresa?
A gestão de instalações é uma prática que abrange múltiplas atividades e tarefas, visando garantir funcionalidade, conforto, segurança e eficiência em ambientes de edificações, integrando pessoas, local, processos e tecnologia.
Ainda pouco discutida no Brasil, a gestão de instalações é uma etapa que deve ter início ao final de uma obra civil e deve acontecer de forma contínua e ininterrupta, sendo fundamental para assegurar a integridade de um edifício, inclusive os prédios com finalidade corporativa ou industrial.
Afinal, como fazer a gestão de instalações de empresas? Confira a seguir as melhores práticas de gestão de instalações e como você pode aplicá-las em sua organização.
Leia também: O que você precisa saber sobre serviços de manutenção predial
Para que serve a gestão de instalações?
A gestão de instalações auxilia na preservação dos patrimônios mais valiosos de uma organização: suas propriedades, sejam elas edifícios ou plantas industriais, e seus equipamentos. Quando o ambiente e as ferramentas de trabalho não recebem a devida atenção, todo o fluxo de trabalho é prejudicado, desde a produtividade dos funcionários até a qualidade dos produtos.
Além de funções rotineiras, como limpeza e organização de ambientes comuns, controle de acessos e monitoramento de um estacionamento, por exemplo, algumas outras áreas de atuação da gestão de instalações são:
- Gerenciamento de pessoal, como agentes de limpeza, porteiros e técnicos de manutenção;
- Promoção de estratégias de gestão economicamente e ambientalmente sustentáveis;
- Criação e execução de planos de gerenciamento de crises e recuperação de desastres;
- Garantia do cumprimento de padrões e leis quanto a segurança e integridade física das instalações e de seus usuários.
Ademais, a gestão de instalações também pode auxiliar na redução de gastos e despesas de uma instalação, pois pode monitorar de perto quais são as reais necessidades do edifício e desenvolver estratégias para corte de custos.
Melhores práticas para gestão de instalações
Utilizar soluções tecnológicas
A gestão de instalações não precisa ser feita em livros de registro ou planilhas complexas do Excel. Já existem diversas ferramentas tecnológicas que facilitam todo o processo de gestão. Confira algumas delas:
- Sistemas integrados para gestão de instalações, que unem orçamento, planejamento e registros de execução;
- Soluções de automação de processos, como auto identificação nas portarias, agendamento para funcionamento de câmeras e irrigadores, por exemplo;
- Ferramentas inteligentes, com o uso de IoT para integrar toda a instalação.
Coletar o máximo possível de informações
Muitas das melhores práticas atuais de gerenciamento de instalações giram em torno de dados e análises, que concedem ao gerente um maior poder de decisão para moldar positivamente o local de trabalho e cuidar dos edifícios. Por isso, coletar informações e quantificar o máximo possível do local de trabalho é o primeiro passo para o desenvolvimento de estratégias que funcionam.
Quando um gestor de instalações tem um banco de dados robusto e sabe como interpretar essas informações, ele descobrirá quais são os processos fundamentais para o bom funcionamento da instalação, além de ganhar a habilidade de reconhecer resultados positivos e negativos de ações e estratégias.
Tornar o orçamento uma prioridade
É muito comum que as empresas não considerem suas instalações como uma parte ativa de seu negócio e, muitas vezes, não fazem um planejamento de orçamento de gastos para seus ambientes de trabalho.
Contudo, para uma gestão de instalações eficiente, um orçamento adequado é um elemento crítico, pois a gestão deve estar alinhada com a redução dos custos comerciais. O reconhecimento de oportunidades de economia de gastos, a eliminação de gastos externos e o planejamento adequado das despesas contribuem para a saúde fiscal da empresa.
Personalizar a gestão para cada instalação
Uma das melhores práticas para a gestão de instalações é a gestão personalizada. Cada edifício terá suas necessidades e seu público específico, por isso uma abordagem customizada pode gerar resultados muito mais acertados para a estratégia de gestão.
Terceirize sua gestão de instalações com a TDGI
Adotar todas as melhores práticas de gestão de instalações pode ser uma tarefa complexa, especialmente para empresas que não têm experiência com esse tipo de processo ou não têm uma equipe especializada.
Para auxiliar essas organizações, a TDGI disponibiliza o serviço terceirizado de gestão de instalações. Com essa solução, as companhias podem contar com equipes especializadas em planejamento e execução das atividades de gestão.
Converse com nossos consultores e descubra mais sobre os serviços da TDGI.
