6 passos para remodelar o layout de escritório de contabilidade

Muitos gestores subestimam a importância do layout de escritório de contabilidade. No entanto, esse aspecto é estratégico, influenciando desde a produtividade da equipe até a qualidade da recepção aos clientes.

Afinal, o layout de escritório de contabilidade deve garantir conforto e boa circulação aos profissionais que atuam diariamente nesse espaço, mas também atender às necessidades dos clientes e parceiros que são recebidos no local esporadicamente.

Dessa forma, existem alguns fatores estratégicos que devem ser avaliados na hora realizar a alteração ou adequação do layout a partir de projetos de reformas corporativas, modernização de ambientes ou obras de retrofit, como por exemplo:

• Iluminação de qualidade;
• Redução de ruídos;
• Melhora da circulação dos funcionários;
• Integração entre colaboradores;
• Escritório moderno;
• Ergonomia;
• Entre outros. 

Saiba mais: Como otimizar o espaço organizacional em 6 passos

Problemas comuns do layout de escritório de contabilidade

Antes de trabalhar na modificação, modernização ou reforma do layout de escritório, vale a pena entender quais são os problemas mais recorrentes que ocorrem nos locais de trabalho atualmente.

Um aspecto essencial é a questão da parte estética do escritório. Muitos funcionários e até gestores ficam constrangidos em atender os clientes ou apresentar o local para fornecedores, candidatos de emprego e amigos, quando o ambiente é feio, tem problemas estruturais como fiações soltas ou tem pisos e móveis antigos.. 

Outro ponto comum é a iluminação inadequada e o excesso de barulho. Isso faz com que os profissionais terminem o dia de trabalho cansados, estressados e até com dor de cabeça. Além do que, muitas vezes, eles têm a sensação de que, com a falta de concentração em decorrência de tais situações, não foram tão produtivos ou renderam menos do que o esperado.

Vale destacar também os riscos de baixo desempenho no trabalho relacionados às estações inadequadas, envolvendo desde a falta de mobiliário apropriado até a ausência de ferramentas corretas para a execução das atividades. O que pode prejudicar a produção, a saúde e até o bem-estar das equipes.

Tudo isso gera perda de motivação e pode até render na saída do trabalhador da empresa, à procura de outro emprego que ofereça melhores condições.

Veja também: Por onde começar a reforma de escritório?

O que avaliar para remodelar o layout de escritório de contabilidade?

A remodelação de um espaço de trabalho deve ser realizada estrategicamente, visando gerar benefícios reais às atividades e aumentar a funcionalidade do local e não apenas promover melhorias estéticas.

Dessa forma, identificamos abaixo 6 etapas importantes de serem consideradas na remodelação estratégica do layout de escritório de contabilidade.

1. Análise das necessidades

O primeiro passo é identificar o que a empresa de contabilidade mais precisa com a remodelação. Existem diferentes necessidades que podem ser exploradas, como:

• Aumentar a funcionalidade do espaço;
• Melhorar a interação entre profissionais;
• Ter um espaço mais adequado à recepção de clientes;
• Aproveitar melhor o espaço disponível.

Esses são apenas alguns exemplos de como a remodelação do layout pode ser focada em um objetivo central ou em um conjunto de necessidades mapeadas.

2. Tamanho do local

A avaliação estratégica do espaço garante o melhor aproveitamento de cada metro quadrado para que haja a otimização dos usos. 

Em um local menor, por exemplo, é interessante incorporar móveis e espaços com mais de uma função no dia a dia. O tamanho também determina o que será possível ou não integrar ao layout.

3. Tipo de escritório

A análise quanto ao tipo de escritório é importante para que o espaço possa ser melhor aproveitado. Por exemplo, o layout de escritório de contabilidade pode ser tradicional, modular, plano ou por estação de trabalho.

Tradicional: neste modelo, os espaços de trabalho são fechados por divisórias e/ou paredes, separando cada setor da empresa, e cada estação, muitas vezes, pode ser delimitada por biombos. Os diretores e outros profissionais de cargos de liderança possuem salas demarcadas e as salas de reuniões são mais escondidas. 

Modular: aqui, o layout de escritório é dividido em espaços separados e particulares para os colaboradores. Dessa forma, também é possível alocar um espaço de atendimento, onde os clientes e visitantes serão atendidos.

Plano aberto: este tipo de escritório de contabilidade não conta com divisões por paredes ou módulos. Além disso, o acesso aos atendentes é flexível e a atuação dos profissionais de liderança não exige sala própria ou demarcação.

Estação de trabalho: neste caso, a empresa realiza grupos de estações de trabalho, como se fossem pequenos escritórios dentro do principal. Este layout é parecido com o modular, mas não tem área de atendimento. Então, cada cliente deve se dirigir à estação específica para o atendimento necessário.

Essa definição é estratégica, pois influencia a dinâmica das atividades, como se os colaboradores terão um espaço favorável ao trabalho colaborativo ou à concentração individual.   

4. Disposição de móveis

A disposição dos móveis no ambiente influencia, por exemplo, a iluminação, ventilação, espaços de circulação e, consequentemente, o desenvolvimento das atividades.

Por tais razões, é preciso que haja um planejamento eficaz, com móveis que vão promover conforto, mas que tenham funcionalidades relevantes naquele ambiente.

5. Divisão entre setores

Ainda que o modelo de escritório aberto, com uma área toda aberta para melhorar a interação e circulação, seja cada vez mais comum, mesmo nesse layout é preciso fazer a divisão dos espaços, que são separados de acordo com as necessidades.

Um exemplo é um espaço específico para reuniões, criando um local reservado, com menos ruídos, mas que seja compatível com o restante do layout de escritório de contabilidade.

6. Personalidade da empresa

Atualmente, as empresas veem benefícios de incorporar a personalização e a cultura organizacional, inclusive, no ambiente físico.

Dessa forma, elementos que reflitam a personalidade da marca passam a ser empregados ao ambiente para promover diariamente a cultura organizacional proposta.

Veja também: Por que contratar uma empresa especializada em reformas prediais?

Como organizar essa reestruturação do escritório?

Devido aos aspectos estratégicos da remodelação do layout de escritório de contabilidade, é preciso contar com uma parceira especializada para executar essa função.

A TDGI oferece serviços especializados para remodelação do layout do escritório a partir do serviço de gestão de espaços e obras, que engloba todas as etapas necessárias nesse processo, desde mapeamento das necessidades, planejamento e execução.

Com uma remodelação estratégica do layout de escritório de contabilidade, será possível alcançar os benefícios esperados em produtividade, satisfação dos clientes e colaboradores, maior motivação, atração e retenção de talentos, além de melhor aproveitamento do espaço. 

Quer saber mais sobre essa solução? Conheça aqui a gestão de espaços e obras da TDGI.