4 desafios da rotina de facilities e como enfrentá-los
No mundo agitado, garantir que a infraestrutura funcione com eficiência e qualidade é uma tarefa crucial. As rotinas de facilities desempenham um papel fundamental nessa missão, ao permitir que atividades especializadas sejam terceirizadas para melhorar a experiência de clientes, colaboradores e fornecedores.
No entanto, os gestores enfrentam desafios específicos ao implementar essas rotinas. Neste artigo, exploraremos quatro desses desafios e suas soluções.
4 desafios da rotina de facilities e como enfrentá-los
Acompanhamento dos Contratos
É possível terceirizar várias atividades, o que significa que diversos contratos estão envolvidos. Gerenciar essa complexa teia de contratos exige um planejamento robusto. É essencial alinhar os planos estratégicos, manter-se atualizado sobre as regulamentações e padronizar as operações.
Isso inclui garantir a conformidade dos processos e informações (governança e compliance), bem como controlar os custos. Ao manter esses indicadores equilibrados, é possível reduzir despesas, aprimorar as operações e preparar-se para imprevistos.
Treinamento da Equipe
Embora a capacitação dos colaboradores técnicos seja normalmente responsabilidade das empresas contratadas, garantir que todos estejam alinhados é um desafio constante. Isso pode exigir treinamentos específicos, focados em normas da empresa, ética, comunicação, processos diferenciados e outros detalhes importantes.
Para garantir a eficácia desse treinamento, é fundamental criar conteúdos simples e informativos que sejam facilmente assimilados pela equipe de facilities. Além disso, disponibilizar materiais para líderes pode ajudá-los a resolver dúvidas da equipe.
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Gerenciamento de Resultados
Garantir a qualidade dos serviços de limpeza, segurança, manutenção e outras atividades é essencial. Isso envolve o acompanhamento de indicadores como ordens de serviço, despesas com equipes, tempo médio de resposta e gastos com materiais.
Monitorar essas métricas permite a implementação de melhorias contínuas, a otimização de recursos internos e a correção de eventuais gargalos.
Comunicação Eficiente
Uma comunicação eficaz é a cola que mantém todas essas peças juntas. A parceria entre os gestores de shoppings e as empresas de facilities deve ser baseada em uma comunicação sólida. Isso inclui definir canais de comunicação claros, estabelecer mecanismos para feedback constante e manter uma linha aberta para solução de problemas. Uma comunicação transparente é a chave para o sucesso das rotinas de facilities.
Conclusão
As rotinas de facilities são cruciais para a operação eficiente e de qualidade. Superar os desafios envolvidos requer um planejamento cuidadoso, treinamento eficaz, gerenciamento de resultados e comunicação sólida. Ao abordar esses desafios com determinação, os gestores podem garantir que suas instalações ofereçam a melhor experiência possível a todos os envolvidos.
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