Realizar uma boa gestão de compras pode ser uma tarefa complicada para muitas empresas, porém esse processo é extremamente importante para garantir a saúde financeira da organização e evitar grandes problemas financeiros.

Com uma gestão de compras eficiente, é possível identificar quais os produtos e insumos mais importantes, quando será necessário realizar a reposição desses itens, além de tentar encontrar fornecedores melhores e que sejam mais em conta.

Porém, na tentativa de diminuir gastos ou fazer uma gestão de compras, muitas empresas podem cometer erros comuns, mas que poderiam ser, facilmente, evitados.

Neste artigo, falaremos sobre os erros mais comuns de gestão de compras que sua equipe precisa evitar.

Saiba mais: Layout de escritório de contabilidade: quais os principais critérios para a otimização de espaço

1- Processos burocráticos

Os processos burocráticos podem ser um problema para qualquer empresa ou setor. Quando não existe uma ordem nos processos, as equipes não possuem critérios ou orientações na hora de realizar a gestão de compras.

Por outro lado, se existem muitos critérios e processos burocráticos que devem ser seguidos, todo o processo de compras e gestão fica muito engessado e pode trazer problemas para a organização.

O ideal é encontrar um equilíbrio entre esses dois cenários para garantir o máximo de eficiência.

2- Quantidades erradas

Outro erro muito comum de acontecer durante uma gestão de compras é errar na quantidade dos produtos ou insumos adquiridos. 

Ao comprar mais produtos do que o necessário, você está tendo gastos maiores do que os realmente necessários, além de ocupar um espaço de estoque que poderia estar sendo utilizado para outra coisa. Por último, em alguns casos, existe a questão da validade do produto, que pode ser ultrapassada sem que ele seja utilizado.

Por outro lado, se a quantidade é menor do que a necessária para a realização da atividade naquele período, pode ser necessária a paralisação de todo o processo por falta de insumos e a necessidade de comprar mais.

3- Não acompanhar indicadores de desempenho

Outro erro extremamente comum é não realizar o acompanhamento de KPIs, ou indicadores chave de desempenho. Eles são essenciais para realizar o monitoramento e o desempenho da gestão de compras.

4- Não usar a tecnologia a seu favor

A tecnologia veio para facilitar muito a nossa vida, inclusive na hora de realizar uma boa gestão de compras. É possível utilizar ferramentas que realizam a busca por fornecedores de maneira automática, ou ainda, fazer a automatização de processos repetitivos, como preenchimento de formulários e planilhas.

Tudo isso garante mais produtividade para sua empresa e eficiência na gestão de compras.

Leia mais: Como reduzir custos através da gestão de espaços

Como a TDGI pode ajudar

Para assegurar a conservação das estruturas e instalações prediais com os melhores serviços e processos de manutenção em hospitais, conte com um parceiro sólido, confiável, experiente e com conhecimento de mercado.

Empresa multinacional de engenharia, a TDGI promove o funcionamento adequado das instalações e reduz custos com os serviços de gestão e execução de manutenção técnica.

Atuamos com as melhores práticas do mercado, cumprimos os SLAs estabelecidos e garantimos que o cliente foque exclusivamente no seu core business. Tudo com o objetivo de valorizar os ativos dos nossos clientes e criar relacionamentos de longo prazo.

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Sustentabilidade refere-se ao princípio da busca pelo equilíbrio entre a disponibilidade dos recursos naturais e a exploração deles por parte da sociedade. Ou seja, é a busca por manter o equilíbrio entre o meio ambiente e a utilização dele para o desenvolvimento da sociedade.

Esse assunto é extremamente importante e tem ganhado muito espaço na mídia e entre as empresas. Aquelas organizações que são mais sustentáveis e investem em ações sustentáveis podem receber diversos benefícios, tanto econômicos quanto sociais.

Mas como implantar sustentabilidade na empresa? Neste artigo, daremos algumas dicas de como é possível implementar ações sustentáveis na sua empresa.

Saiba mais: Layout de escritório de contabilidade: quais os principais critérios para a otimização de espaço

1 – Seja transparente

A primeira coisa que sua empresa precisa fazer é ser transparente com a equipe de colaboradores. Qualquer mudança deve ser apresentada e comunicada a todos, já que podem ter impactos sociais. 

Isso vale para qualquer coisa, pois, a transparência nas atividades garante mais confiança na gestão.

2 – Digitalize os documentos

Talvez uma das práticas sustentáveis mais fáceis e mais importantes de serem realizadas é a digitalização dos documentos para reduzir gastos e consumo de papéis. 

Ao adotar um sistema de documentação eletrônica, é possível reduzir o consumo de papel, economizar espaço de arquivamento, aumentar a segurança de documentos importantes, agilizar as buscas e economizar tempo.

3 – Gerenciamento de resíduos

Outra ação importante para melhorar a sustentabilidade da sua empresa e que pode ser implementada com pouco esforço é o gerenciamento de resíduos. Separar o lixo gerado pela empresa é algo simples de ser feito e causa impactos muito positivos no meio ambiente.

A empresa pode procurar por parceiros que realizam a reciclagem dos materiais, além de incentivar a diminuição de gastos e desperdícios de descartáveis.

4 – Fornecedores sustentáveis

A sustentabilidade precisa estar presente em toda a cadeia produtiva, ou seja, os fornecedores devem ser empresas sustentáveis também. Por isso, é importante que sua empresa dê preferência para aqueles parceiros que possuam certificações ambientais, ou ainda, sejam produtores locais.

5 – Otimize o espaço físico da empresa

Por fim, é necessário realizar uma inspeção completa no espaço físico da empresa para encontrar possíveis pontos de melhoria. Por exemplo, é possível procurar por vazamentos de água, desperdícios de energia ou com ar-condicionado.

Leia mais: Como reduzir custos através da gestão de espaços

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Realizar a manutenção do hospital é fundamental para garantir o bom funcionamento de todos os equipamentos e oferecer a melhor qualidade de trabalho para todos os funcionários e o melhor atendimento aos pacientes.

Em conjunto com os indicadores de manutenção, é necessário definir um programa de manutenção hospitalar para ajudar no controle do hospital. Por isso, falaremos como você pode criar um programa de manutenção hospitalar de maneira fácil e em apenas 6 passos.

1 – Planejamento

A primeira coisa que você precisa fazer para montar um planejamento de manutenção hospitalar de sucesso é ter um bom planejamento. É essencial que você realize diversas pesquisas e entenda tudo sobre os três tipos de manutenção. 

2 – Conte com profissionais especializados

O próximo passo é manter uma equipe especializada em manutenção para executar todo o programa que está sendo desenvolvido. Isso é importante, pois, uma equipe dedicada ajuda a economizar tempo e reduzir custos. Vale lembrar que essa equipe não precisa ser mantida pelo próprio hospital, podendo ser uma equipe terceirizada.

3 – Faça um levantamento dos equipamentos do hospital

Após montar um bom planejamento e definir sua equipe, é importante que seja realizado um levantamento com todos os equipamentos no hospital, isso ajuda a manter um controle maior sobre o estado de cada um deles e ajuda a evitar perda ou substituições desnecessárias.

4 – Monitoramento e inspeções

Com tudo isso definido, sua equipe pode começar a realizar o monitoramento constante dos equipamentos e, com isso, definir uma frequência de inspeções para avaliar o estado de cada um deles. Essas manutenções podem usar os indicadores de manutenção para entender o momento e a necessidade de uma manutenção.

5 – Analise os dados

Ao levantar todos os dados e indicadores de cada equipamento do hospital é possível realizar análises para identificar se é necessário realizar alguma manutenção, seja ela corretiva, preventiva ou preditiva.

Isso permite que o tempo e os gastos sejam melhor utilizados, já que será realizada apenas onde realmente precisa.

6 – Feedback 

Por último, é importante colher feedbacks de funcionários e pacientes para entender se todo o investimento e as estratégias estão valendo a pena. Com isso, é possível identificar pontos de melhorias para garantir ainda mais eficiência para o seu programa de manutenção hospitalar.

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Existem 3 tipos de manutenção, a preventiva, corretiva e preditiva, cada uma delas possuí uma importância para manter os equipamentos e o ambiente hospitalar com boa qualidade para atender as necessidades dos funcionários e dos pacientes.

Para que você consiga identificar quando é o momento certo para fazer uma manutenção é necessário realizar o acompanhamento de alguns indicadores de manutenção hospitalares, Dessa forma, ficará mais claro a situação de cada equipamento, permitindo que a gestão de manutenção seja feita de maneira efetiva.

Por isso, neste artigo, vamos apresentar os principais indicadores de manutenção hospitalares para que possam ser utilizados na sua clínica, consultório ou hospital. Confira.

Saiba mais: Layout de escritório de contabilidade: quais os principais critérios para a otimização de espaço

Principais tipos de indicadores de manutenção hospitalares

É possível utilizar diversos indicadores de manutenção hospitalares ao mesmo tempo, como forma de complementar e deixar sua análise e monitoramento mais assertivos, porém, vamos apresentar os três principais e mais importantes que a sua equipe de manutenção precisa ficar de olho.

Tempo

O primeiro indicador de manutenção que iremos falar é o tempo. Nele, é considerado apenas o tempo necessário para que o equipamento volte a funcionar de maneira correta após a detecção de uma falha ou problema.

Esse indicador é extremamente importante, pois permite que os gestores saibam quanto tempo o equipamento precisará ficar parado e se é necessário para outros processos por conta dele.

Qualidade

O segundo indicador de manutenção é a qualidade e esse indicador tempo por objetivo mensurar a qualidade do serviço prestado considerando o tempo de manutenção, custo de peças extras, quanto tempo até precisar de um novo reparo e até quantas vezes foi necessário reparar o equipamento.

Custo

Por fim, temos o indicador custo. Este indicador de manutenção hospitalar considera todos os custos e problemas que podem surgir com o uso do equipamento, como a depreciação do equipamento com o passar do tempo, valor gasto com manutenção durante a vida útil, frequência de problemas técnicos e o valor total da operação comparado com a performance do equipamento.

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O orçamento para uma obra é essencial para que a construção seja realizada de maneira correta. Ele permite que seja feito um planejamento completo sobre tudo o que será utilizado, quanto irá custar e o tempo necessário para realizar essas atividades.

Sem um orçamento para uma obra podem surgir gastos desnecessários além de atrasos e imprevistos. Sendo assim, todo e qualquer gasto deve ser considerado e colocado no orçamento. 

Assim, é possível prever e se preparar para imprevistos e evitar gastos desnecessários no futuro. Porém, elaborar um bom orçamento não é uma tarefa fácil. Por isso, neste artigo, você irá conhecer os principais erros cometidos e você entenderá como fazer um orçamento para uma obra corretamente.

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Como fazer um orçamento para uma obra: principais erros

1- Não conhecer os custos envolvidos

Em uma obra existem dois tipos de custos, os diretos e os indiretos. Conhecer cada um deles é essencial para estar preparado para a obra. Os custos diretos são aqueles relacionados aos insumos e mão de obra necessários para a realização das atividades.

Já os custos indiretos são aqueles que não estão diretamente relacionados aos processos da construção, por exemplo, luz, água, etc.

2- Não saber precificar os serviços

Muita gente tem dificuldade na hora de precificar o próprio serviço, nessa hora é necessário considerar despesas, lucros e impostos envolvidos. Elaborar uma estimativa sem conhecimento desses itens pode resultar em prejuízo para a construtora.

3- Referências equivocadas

Outro erro bastante comum é a utilização de referências erradas ou equivocadas. Para contornar isso é necessário estar atento aos índices e precificações atualizadas e reais da produção.

4 – Não avaliar o orçamento constantemente

Após elaborar o orçamento é importante realizar uma avaliação se suas estimativas foram feitas de forma eficiente. Portanto, verifique as diferenças entre os valores orçados e aqueles que realmente estão sendo utilizados.

5- Não estar preparado para imprevistos

Os imprevistos sempre acontecem durante as obras, por isso é importante estar preparado para eles. Deixar um orçamento separado para imprevistos é essencial para conseguir contornar essas dificuldades que surgem. 

Além disso, deixe o seu cronograma com folga, para que, em caso de imprevistos, a obra não atrase muito.

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